DHCD가 보유한 공공 기록의 예시
다음은 비독점적인 공공 기록의 유형 목록입니다.
공개 기록의 유형 목록은 다음과 같습니다. DHCD
- 보조금 신청, 승인 및 거부
- 프로그램 감사
- 내부 정책 및 절차
- DHCD의 이사회 및 위원회 기록
- 직원 간 커뮤니케이션
기록 요청
미국 우편, 이메일, 직접 방문 또는 전화를 통해 DHCD FOIA 담당관 또는 DHCD 직원에게 연락하여 기록을 요청할 수 있습니다. FOIA는 서면으로 요청할 것을 요구하지 않으며, FOIA에 따라 기록을 요청한다는 사실을 구체적으로 명시할 필요도 없습니다. 실무적인 관점에서 볼 때 요청을 서면으로 작성하는 것이 귀하와 요청을 받는 사람 모두에게 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 요청에 대한 기록을 만들 수 있습니다. 또한 구두 요청에 대한 오해가 없도록 어떤 기록을 요청하는지 명확하게 명시합니다. 그러나 귀하가 서면으로 제출하지 않기로 선택한 경우 당사는 귀하의 FOIA 요청에 대한 응답을 거부할 수 없습니다.
요청은 찾고자 하는 기록을 "합리적으로 구체적으로 명시해야 합니다." 요청하는 기록의 양이나 개수를 언급하거나 제한하지 않으며, 대신 사용자가 찾고 있는 기록을 식별하고 찾을 수 있도록 충분히 구체적으로 알려주셔야 합니다.
요청은 반드시 기존 기록 또는 문서를 요청해야 합니다. FOIA는 기록을 열람하거나 복사할 수 있는 권리를 부여하며, DHCD의 업무에 대해 일반적인 질문을 하는 상황에는 적용되지 않으며, DHCD가 존재하지 않는 기록을 만들도록 요구하지도 않습니다.
귀하는 DHCD가 일반적인 업무 과정에서 사용하는 모든 형식의 전자 기록을 수신하도록 선택할 수 있습니다. 예를 들어 데이터베이스나 스프레드시트에 보관된 기록을 요청하는 경우 이메일이나 컴퓨터 디스크를 통해 전자적으로 받거나 해당 기록의 인쇄본을 받도록 선택할 수 있습니다.
요청에 대해 궁금한 점이 있는 경우, 요청하는 기록의 유형을 명확히 하거나 대규모 요청에 대한 응답에 대해 합리적인 합의에 도달하기 위한 직원의 노력에 협조해 주시기 바랍니다. FOIA 요청은 적대적인 절차는 아니지만, 귀하가 어떤 기록을 찾고 있는지 이해하기 위해 귀하의 요청에 대해 귀하와 논의해야 할 수도 있습니다.
DHCD에 기록을 요청하려면 (804) 371-7000 으로 전화하세요. 우편으로 요청을 보낼 수도 있습니다( 600 East Main Street, Suite 300, Richmond, Virginia 23219, 또는 이메일( andrew.malloy@dhcd.virginia.gov)).
또한 정보 자유 자문위원회에서 FOIA에 관한 질문에 답변해 드립니다. 위원회는 이메일(foiacouncil@dls.virginia.gov)로 문의할 수 있습니다, 또는 전화 (804) 225-3056 또는 (무료) (866) 448-4100, 또는 웹사이트( http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm)를 통해 문의하세요.
DHCD의 책임
DHCD는 요청을 받은 날로부터 영업일 기준 5일 이내에 응답해야 합니다. "첫 번째 날" 은 요청이 접수된 다음 날로 간주합니다. 5일의 기간에는 주말이나 공휴일이 포함되지 않습니다.
DHCD에 공개 기록을 요청하는 이유는 무관하며, 요청에 응답하기 전에 기록을 원하는 이유를 물어볼 수 없습니다. 그러나 FOIA는 DHCD에서 귀하의 이름과 법적 주소 제공을 요청하는 것을 허용합니다.
FOIA에 따라 DHCD는 5일 이내에 귀하의 요청에 대해 다음 중 하나의 답변을 제공해야 합니다:
요청하신 기록의 전부를 귀하에게 제공합니다.
요청하신 모든 기록에 대해 특정 법적 예외가 적용되는 경우, 어떠한 기록도 공개하지 않습니다. 어떠한 기록도 공개하지 못하는 경우, 반드시 귀하에게 서면으로 답변을 보내야 합니다. 해당 문서에는 비공개 대상 기록의 양과 주제가 나와 있어야 하고, 요청하신 기록을 공개하지 않도록 허용하는 버지니아 주 법령의 특정 조항이 명시되어 있어야 합니다. 요청하신 기록 중 일부만 제공하고, 다른 기록은 공개하지 않습니다.
기록 중 일부가 공개 예외 대상인 경우 기록 전체를 비공개 처리할 수는 없습니다. 이 경우 기록 중 비공개 대상 부분을 삭제할 수 있으며, 나머지 기록은 귀하에게 제공해야 합니다. 그리고 요청하신 기록의 일부를 공개하지 않도록 허용하는 버지니아 주 법령의 특정 조항을 명시한 서면 답변을 귀하에게 제공해야 합니다.
DHCD가 5일 이내에 귀하의 요청에 응답하는 것이 현실적으로 불가능한 경우, 당사는 응답이 불가능한 조건을 설명하면서 이를 서면으로 명시해야 합니다. 이렇게 하면 요청에 응답하는 데 영업일 기준 7일이 추가되어 총 12 영업일 내에 요청에 응답할 수 있습니다.
사용자가 많은 수의 기록을 요청했는데 다른 조직의 업무에 지장을 주지 않고 12 일 이내에 기록을 제공할 수 없다고 판단되는 경우, 당사는 법원에 사용자의 요청에 응답할 수 있는 추가 시간을 요청할 수 있습니다. 그러나 FOIA에 따라 당사는 추가 시간을 요청하기 위해 법정에 가기 전에 기록과 관련하여 귀하와 합의에 도달하기 위해 합리적인 노력을 기울여야 합니다.
DHCD는 요청된 기록에 대한 접근, 복제, 제공 또는 검색에 발생하는 실제 비용을 초과하지 않는 합리적인 비용을 청구할 수 있으며, 요청된 기록을 가능한 가장 낮은 비용으로 제공하기 위해 모든 합리적인 노력을 기울여야 합니다. DHCD는 기록의 생성 또는 유지 또는 일반 비즈니스 거래와 관련된 일반적인 비용을 회수하기 위해 불필요한, 중개적인 또는 잉여 수수료나 비용을 부과하지 않습니다. DHCD에서 부과하는 복제 수수료는 실제 복제 비용을 초과할 수 없습니다.
기록 검색을 수행하기 전에 DHCD는 요청된 기록에 대한 액세스, 복제, 제공 또는 검색에 발생하는 실제 비용을 초과하지 않는 범위 내에서 합리적인 비용을 청구할 수 있음을 서면으로 통지하고, 요청된 기록의 제공에 앞서 버지니아주 법령 § 2.2-3704 의 하위 섹션 F에 명시된 대로 비용 견적 요청 여부를 문의합니다.
